Conservazione sostitutiva: per il momento poco diffusa

Immaginiamo di essere una grande impresa, che emette migliaia di documenti fiscali o legali all’anno. Tutti questi documenti devono essere conservati per periodi di tempo spesso lunghissimi (si arriva fino a dieci anni nei casi di documentazione fiscale).

Il luogo in cui gli originali cartacei è uno spazio dedicato e quindi destinato inesorabilmente a diventare sempre più grande in volume e superficie.

Al contempo aumentano anche i canoni di locazione, una cosa dovuta già in partenza al naturale levitare dei prezzi e non solo nei momenti di crisi.

Il risultato finale è che i costi di gestione degli archivi documentali classici è spesso una voce di assoluto rispetto, quando non proibitiva, nei bilanci di molte aziende ed imprese.

E’ chiaro che digitalizzare tutti i documenti e passarli in un qualsiasi archivio ottico è una valida soluzione alternativa che permette di risparmiare spazio in grande misura. Il problema è che esiste una regolamentazione tanto precisa quanto spietata perché poi i documenti archiviati in questo modo possano essere equiparati agli originali cartacei e permetterne quindi l’eliminazione definitiva.

Una cosa decisamente critica: pensate se un documento archiviato su un supporto ottico, dovesse risultare illeggibile o in qualche modo non equiparabile all’originale cartaceo ormai distrutto. Sarebbe ovviamente un grosso problema nel momento in cui il suddetto documento dovesse risultare indispensabile o comunque richiesto.

Nella procedura di digitalizzazione il cuore di tutto il sistema è costituito dalla cosiddetta firma elettronica. Non si tratta qui della copia elettronica della firma manuale, ma di una sorta di chiave crittografica di massima complessità che consente di “firmare” (in realtà di segnare i files interessati) in modo che risultino non più modificabili e garantiti nella loro conformità da una persona fisica, ovvero quella a cui si riferisce la firma digitale.

Tutta l’operazione comunque, se eseguita correttamente, consente di ridurre efficacemente gli spazi destinati alla conservazione sostitutiva dei documenti con conseguente risparmio di denaro e di tempo.