Tre consigli e la conferenza stampa sarà perfetta

L’organizzazione di conferenze stampa è un lavoro fra i più particolari ed emozionanti che fanno parte del complesso delle azioni di comunicazione di un’azienda. Nel momento in cui nasce un nuovo articolo, viene comunicata una fusione, o l’introduzione di un nuovo servizio o tecnologia, si ha l’occasione di catturare in modo vigoroso l’attenzione del pubblico, che si tratti di un evento locale così come di un annuncio a livello nazionale. Se si vuole che il risultato sia impeccabile – e lo vogliamo eccome, dato che non ci sarà una seconda opportunità per fare una buona impressione – la fase di progettazione è vitale. Si tratta, naturalmente, di un lavoro complesso, ma esistono almeno tre consigli semplici da seguire che possono fare la differenza:

1) Scegliere con cura chi parlerà, e prepararli con attenzione

Questo primo consiglio potrebbe, a qualcuno, sembrare poco riguardoso di quanto siano in effetti importanti le notizie e le comunicazioni, di ogni tipo, che saranno tema della conferenza stampa in oggetto, ma in realtà non fa che formulare una regola ben conosciuta e testata della comunicazione di qualunque idea: il canale vale quanto il messaggio, e la scelta delle persone che esporranno i vostri annunci – così come il modo in cui lo faranno – peserà quasi certamente, sull’effetto finale e sulla ricezione delle notizie importanti che dovete presentare, molto più del contenuto delle notizie stesse. Come scegliere? La logica raccomanderebbe di deputare il compito ad un esperto di comunicazione o di marketing, ma d’altro canto, sia per un fatto di corretttezza che anche di efficacia comunicativa e d’immagine, è importante dare voce a chi è stato maggiormente coinvolto negli eventi che si andranno a spiegare. La scelta migliore è quindi quella di abbinare le cose, affidando la gestione e il coordinamento della comunicazione ad un esperto del settore, e riservando ruoli e parti precise a chi ha portato, nei fatti, a far accadere quanto stiamo raccontando ai giornalisti.

2) Identificare una location appropriata

Non sempre la sede della propria azienda, per tante ragioni, è la scelta ideale per accogliere la vostra importante conferenza stampa. Una ragione può essere quella di mancare dei locali adatti ad accogliere il numero di reporter e giornalisti che vi aspettate intervengano all’evento; in tal caso, è raccomandabile cercare fra gli hotel e i centri direzionali della zona una sala da affittare che abbia le dimensioni necessarie. Inoltre, un fattore importantissimo per assicurarvi che quanto detto alla vostra conferenza stampa arrivi sulle pagine dei giornali è quello di fornire ai giornalisti un modo funzionale e svelto di riferire alla redazione quanto avranno sentito: assicuratevi che la copertura Wi-FI, e se ci sarà la Radio quella ISDN, siano eccellenti. In breve, fate sì che tutto sia il più possibile semplice e agevole per i giornalisti.

3) Realizzare una Cartella Stampa a regola d’arte

Per qualche ragione, capita sovente che la cartella stampa venga preparata all’ultimo momento, in fretta e furia, e senza la necessaria cura dei dettagli. È una pessima idea. Al di là del comunicato stampa che contiene, che deve ovviamente essere chiaro e ben scritto anche solo per essere preso in considerazione dai giornalisti, la cartella stampa è un materiale promozionale, che deve saper eccitare l’interesse del giornalista perché questi decida di scrivere un articolo e pubblicare la notizia sul suo giornale – il nostro scopo. Inoltre, la buona fama costruita oggi, con un giornalista, può diventare un’intervista – e pubblicità gratis – domani.